Guia definitivo para organizar uma excursão com sucesso

Como organizar uma excursão

Guia definitivo para organizar uma excursão com sucesso

Organizar uma excursão não é uma tarefa fácil.

Quem trabalha com turismo passou dois anos cheios de restrições, por causa da pandemia, o que atrapalhou muito os negócios com as excursões de grupos.

O momento agora é de recuperação.

Muitas pessoas estão sedentas para viajar e sair do confinamento.

E se você organiza excursões para viagens de turismo, esse é o momento ideal para retomada dos negócios de excursão.

Porém, para ter sucesso nesse negócio é importante saber organizar uma excursão.

Assim como todo negócio, o profissional de excursão deve encontrar as estratégias corretas para criar um planejamento cuidadoso.

Tenha um plano de viagem que transforme a experiência dos viajantes em algo inesquecível.

Confira agora como organizar uma excursão e alcançar o sucesso que você deseja.

Saiba o que é uma excursão

A final, o que é uma excursão?

Uma excursão é um passeio ou uma viagem.

A palavra excursão se remete para um contexto turístico, porque pode se tratar de um grupo que viaja para conhecer uma cidade ou um país diferente.

As excursões mais comuns são realizadas para visita de lugares religiosos importantes (como por exemplo templos) ou a lugares que ofereçam oportunidade de diversão (por exemplo, parques de diversão).

O mais pertinente em uma excursão é constar um passeio divertido, especialmente, quando se pode desfrutar da agradável companhia de uma ou um grupo de pessoas.

Quem se interessa por excursão

O viajante que procura por uma excursão deseja fazer passeio recreativo.

Outro motivo que desperta o interesse das pessoas em fazer uma excursão é a possibilidade de fazer novas amizades, ter companhia para os passeios e a comodidade de ter um profissional para organizar o passeio. 

O profissional que organiza uma excursão já dever ter um cronograma em mãos para ser um facilitador e mediador que envolve todos os trâmites de uma viagem turística.

Dessa forma, quem participa da excursão não precisa se preocupar com questões cansativas, como a busca por transportes, reservas em pontos turísticos, alimentação ou pesquisas sobre os riscos do destino e, um guia bem informando sobre cada passo faz toda a diferença no resultado final da experiência. 

Como organizar uma excursão em grupo?

Um final de semana na praia, ir a um parque aquático, uma cidade charmosa na montanha, participar de um evento no interior, ou relaxar em um hotel fazenda maravilhoso.

Nosso país é vasto e com potencial de destinos turísticos variados e muito interessantes.

Seja qual for sua escolha, organizar uma excursão é um processo complicado.

Cada etapa da organização da excursão exige uma série de decisões importantes que impactam diretamente na experiência dos passageiros.

Para que sua excursão seja bem sucedida é importante começar os preparativos com o máximo de antecedência.

1 – Construa sua lista de roteiros

Tenha uma base com possíveis roteiros para otimizar o trabalho e encontrar as melhores condições de viagem.

Construa um catálogo de roteiros para ajustar as condições conforme as preferências dos grupos.

Não se esqueça de monitorar o tempo em cada passeio. Esse será um dos principais aliados na conquista de um serviço eficiente. 

2 – Segurança em primeiro lugar

A segurança é outro ponto fundamental para o sucesso de sua excursão e deve ser extremamente cuidadosa.

Muitas pessoas idosas, ou famílias com crianças pequenas, por exemplo, priorizam por viagens mais seguras, exatamente por se sentirem mais tranquilos com o suporte oferecido. 

Lembre-se que a segurança é um dos quesitos que mais conta pontos para a decisão de compra de uma excursão.

3- Cuide das questões burocráticas

As questões burocráticas é outro ponto que precisa ficar atendo na hora de organizar uma excursão.

Então, antes de oferecer um pacote para a excursão verifique com atenção as condições do contrato, seguros, indicação dos roteiros, características e prazos de pagamentos.

Toda essa burocracia chata deve ser pesquisada antes de fechar negócio com os participantes da vigem.

Quando organizar uma excursão faça um planejamento de cada etapa.

4 – Faça o planejamento financeiro

Crie uma planilha com todos os gastos.

Os gastos são muitos e precisam ser calculados de forma correta para garantir que você receba dos participantes o suficiente para pedágios, taxas extras de hospedagem, aluguéis, alimentação e uma reserva para imprevistos. 

Tenha muita atenção com as escolha de fornecedor e do serviço que pretende contratar.

Nem sempre o menor custo vai oferecer o conforto e o suporte necessário.

Quanto maior for o detalhamento do processo, menor será a chance de imprevistos durante o trajeto. 

Um esquecimento durante essa etapa pode se transformar em um grande transtorno e atrapalhar a diversão.

Quando a viagem não sai como desejamos consequentemente pode gerar comentários negativos sobre o desempenho da organização. 

Escolha o destino certo para sua excursão

O destino da excursão é a cereja do bolo para oferecer um trabalho diferenciado.

Por isso, a escolha deve ser feita com base nos estudos sobre o perfil do público-alvo. Considere, inicialmente, se o roteiro será voltado a lugares românticos, cheios de aventuras, tradicionais, praianos, religiosos ou em experiências gastronômicas.

5 – Defina direito seu destino

A opção que desperta o interesse dos clientes é fazer um grande combinado com atrações para todos os gostos e idades.

Essa tática ajuda muito a fugir dos preços altos sem perder os melhores passeios. 

Pesquise muito sobre o destino escolhido em sites especializados.

Leia as avaliações online, sobre as definições do trajeto e os possíveis imprevistos que podem surgir ao organizar uma excursão.

Use as ferramentas do Google e redes sociais para fazer anotações sobre horários de funcionamento, preços das atividades, recomendações dos viajantes e endereços.

Hotel Fazenda Solazer interior de SP agrada todas as idades

Para ilustrar, um destino interessante para quem está organizando uma excursão é o Hotel Fazenda Solazer, em Santa Isabel, no interior paulista.

O Solazer esbanja beleza com vista privilegiada para a natureza.

Conta com 27 unidades para hospedagem em apartamentos e chalés espaçosos, equipados com total conforto.

Ainda dentro do Solazer, na parte mais alta, no Recanto Canaã, mais 28 quartos estão disponíveis para atender grupos de eventos religiosos, acampamentos escolares e ONGs.

São tantos atrativos para todas as idades e você pode se divertir muito durante sua estadia.

São 10 piscinas, Toboáguas e quedas d’água, Playground, Passeio a cavalos, Parede de escalada, Pedalinho, Falsa Baiana, Quadras de areia, Atividades de recreação, Balde maluco, Navio polvo, Escorregador baleia, Escorregador pelicano, Escorregador sapo e Piscinas Aquecidas.

Além de muito verde, trilhas, quadras poliesportivas, lago para pesca, museus para eventos escolares, diversão com monitoria na temporada, amplos ambientes para eventos dos mais variados, estacionamento próprio, restaurante, lanchonete. É o melhor lazer de São Paulo.

Então, vale a pena apostar em opções de lazer e diversidade de programações, as chances de agradar a todos são maiores.

Programe o melhor dia da excursão

O dia para realizar a viagem dever ser definido com muita atenção.

Tem muitos fatores que deve levar em consideração no momento que for decidir pelo dia do passeio.

6 – Defina dia e a hora quando organizar uma excursão

A data e o horário da excursão devem ser definidos com bastante antecedência.

Caso seja necessário reservar hotéis, o ideal é buscar com dois meses de antecedência, no mínimo.

Dependendo da temporada o valor para fechar sua excursão para variar muito.

Faça um planejamento detalhado para saber qual é mais vantajoso.

Às vezes a alta temporada pode gerar maior interesse na sua excursão.

Nas épocas mais movimentadas no setor turístico, como os meses de julho e dezembro a fevereiro, requer mais atenção com as reservas das datas.

A baixa temporada atrai pelo valor

Viajar na baixa temporada o atrativo financeiro é mais vantajoso. Veja aqui os motivos para preferir viajar na baixa temporada.

As negociações feitas com antecedências também contribuem para definir melhor os custos.

Você consegue verificar a disponibilidade da hospedagem e outros serviços quando negocia meses antes da viagem. Além de ter maiores chances de ganhar bons descontos.

Valores diferenciados para quem organiza excursões

Os profissionais que organizam excursões sabem que os hotéis praticam uma política de preços diferenciada.

Nem todos os hotéis aceitam excursões.

O Hotel Fazenda Solazer no interior de SP tem uma excelente estrutura para receber excursões, com estacionamento para ônibus. Além do mais, oferece condições especiais para grupos e excursões.

Entre em contato com o Solazer para conhecer o programa de excursão. Clique aqui se você organiza excursões ou leva grupos para passear.

A questão do horário precisa ser respeitada por todos os viajantes.

No momento de montar o cronograma, que for organizar uma excursão deve sempre colocar um tempo de tolerância em cada atividade para evitar problemas.

É indispensável ser rigoroso com a programação para evitar atrasos e prejuízos em outras reservas.

Se não seguir a risca a programação, seu planejamento perde a eficiência, pode gerar uma série de taxas extras, o que acarreta em reclamações dos passageiros. 

Como encontrar o hotel ideal

Determine a duração do passeio da sua excursão.

Saiba quanto tempo será a hospedagem.

Um dia, um fim de semana ou um feriadão?

A hospedagem precisa ser pensada e também muito bem organizada, na hora de planejar as excursões em grupo, para garantir a tranquilidade de todos.

Reservar um bom hotel que ofereça acomodações de qualidade e boa gastronomia também é parte importante da viagem.

Em algumas temporadas a demanda para a hospedagem é muito grande, por isso, é importante reservar com antecedência para garantir que não haja imprevistos.

Um passeio para um hotel fazenda é ótimo e costuma ser o destino ideal da excursão porque todas as atividades, refeições, atrações ocorrem no mesmo lugar.

Excursão de um dia

Você também pode optar pelo serviços de Day Yse se estiver perto.

O Hotel Fazenda Solazer oferece o serviço de Day Use. Clique aqui e veja a melhor opção de day use no hotel fazenda perto de SP.

O próprio carro fretado estaciona dentro do hotel fazenda quando chega e fica parado até o momento do regresso, o que pode significar menores custos no momento de contratar o transporte.

Quem organiza uma excursão precisa do transporte

Uma boa viagem deve ser capaz de proporcionar experiências incríveis e uma memória enriquecida de muitas histórias para contar no futuro.

Por isso, a escolha do transporte paz parte do pacote da excursão e precisa ser realizado com bastante cautela.

Seja um avião, ônibus, van ou carro particular, você precisa fazer uma pesquisa sobre os serviços oferecidos e a recomendação de outros clientes.

A forma como a empresa trata os viajantes é uma parte importante da experiência total da viagem.

Antes de escolher faça uma pesquisa sobre a empresa e verifique:

  • Avaliações de usuários nas redes sociais e google.
  • Responsabilidade da empresa
  • Condições de Segurança
  • Referências sobre os profissionais
  • Problemas na justiça
  • Planejamento contra imprevistos.

Se aprimeira avaliação estiver boa vá conferir pessoalmente: 

  • Conforto dos transportes
  • Apresentar detalhes da última revisão do transporte
  • Formas de pagamento propostas pela empresa
  • Condições do veículo fretado
  • Apresentar documentação em dia

Durante as pesquisas, separe três opções para conhecer a fundo e conversar sobre o orçamento. Considere que nem sempre a empresa mais famosa vai se a melhor escolha. Por isso, quanto ler as avaliações, veja as positivas e também as negativas.

Caso seja possível, durante a negociação, visite a sede da empresa ou tenha um encontro com o responsável. Essa medida traz mais segurança na assinatura do contrato e ajuda a tirar possíveis dúvidas.

O processo de assinatura do contrato também precisa ser feito nos mínimos detalhes.

Você precisa se certificar que a empresa oferece soluções caso algum imprevisto aconteça.

Não se esqueça que nenhuma excursão está imune aos imprevistos. Porém, saber que existe um suporte atencioso na resolução das situações garante a tranquilidade do trabalho.

Por esse motivo, coloque uma cláusula no contrato contra quaisquer imprevistos que possam acontecer e quais medidas tomar caso ocorram.

As taxas são outro ponto que você deve ficar de olho para não ter nenhuma reclamação do público.

Valores cobrados 

Calcule todos os custos com despesas antes de decidir o retorno de lucros. O cuidado com o financeiro da excursão é uma das responsabilidades mais importantes.

Faça uma planilha com todos os custos envolvidos na organização da excursão.

É importante ter todos estes valores organizados.

Comece com os valores maiores como o transporte e o hotel, eles costumam ser os mais altos. Depois acrescente outros custos previstos, como por exemplo despesas de telefone, brindes para os passageiros, se oferecer algum tipo de alimentação durante a viagem, atração com pagamento de ingresso, etc.

O valor total de todas as despesas representa o custo total da excursão.

Basta dividir o custo total pelo número de passageiros para chegar ao custo por pessoa na excursão. Esse é um bom parâmetro para determinar o custo por passageiro.

Depois que fizer todos os cálculos acrescente seu lucro e por fim terá o valor para vender sua excursão.

É indispensável ter uma conta bancária específica da empresa e monitorar o orçamento em todos os momentos. 

Hora de vender sua excursão 

Vender seu passeio e fechar uma excursão é a hora de fazer acontecer.

A venda de uma excursão também requer esforço paraquem organiza uma excursão.

Algumas pessoas já tem habilidade para vendas e isso ajuda.

Mas a venda de uma excursão não pode depender apenas do vendedor.

Faça a divulgação

É necessário uma divulgação e essa é uma questão que desperta muitas dúvidas.

Com a influência da internet na rotina de compra atual, a empresa que não se destaca nas redes sociais acaba perdendo mercado e, consequentemente, vendas significativas.

Preparar post com fotos do destino, datas e atrações, pode desperta interesse e profissionalismo.

Uma estratégia de marketing digital bem direcionada vai muito além de uma conta nas redes sociais.

É preciso ter um planejamento de acordo com o perfil dos clientes para alcançar resultados positivos.

Pense na possibilidade de contratar um profissional que conheça profundamente as brechas do segmento e as necessidades de atendimento.

Whatsapp seu aliado de vendas

Uma ferramenta que você precisa usar é o WhatsApp.

Criar um grupo de WhatsApp pode ser um bom começo para incentivar os viajantes durante a decisão de compra. 

Sabendo usar os canais de forma corretas poderá promover seu passeio para o público certieiro.

Para ter sucesso nas redes sociais use uma linguagem que converse com os potenciais viajantes e siga uma programação de conteúdo bem elaborada para conseguir mais engachamento.

Se estiver fazendo o trabalho certo os comentários serão inevitáveis.

Precisa construir uma forma de fazer comentários que agradem seus passageiros.

Venda sonhos

Agregar valor a viagem representa despertar o interesse dos clientes de imediato.

Com as estratégias corretas, as pessoas passam a enxergar os pagamentos como um verdadeiro investimento e não apenas como mais uma despesa da viagem.

Fidelize seus passageiro.

Ofereça algo especial, como programas de vantagens, descontos em próximas compras e brindes.

Algumas promoções ocasionais também podem ser extremamente vantajosas. 

O retorno positivo nas mídias digitais é um passo muito importante na visão de quem faz o negócio girar financeiramente. 

Uma avaliação positiva pode ser um diferencial que faz o sucesso de um serviço. Por outro lado, impressões negativas afastam os clientes indecisos sobre a contratação. 

Clientes satisfeitos compartilham suas experiências na rede de amigos e ajudam bastante a vender os pacotes virtualmente. 

Agora que você já sabe como organizar uma excursão é só começar.

Oereça sempre um serviço de qualidade.

Siga as orientações e os cuidados a serem tomados em um planejamento estratégico.

Conte com o Hotel Fazenda Solazer. Pode ser um grande aliado na hora de vender sua excursão.

Você precisa de parceiro que ajuda a construir um relacionamento de confiança, impulsionando, assim, o crescimento do negócio.

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